Update BC Buddy

Vad BC Buddy gör i dag

Allt som går att mata in i Business Central — via chatt, fil och mejl.

Det började med ordrar som kom som mejl. I dag svarar BC Buddy på frågor om affären, läser order och leverantörsfakturor, skickar dokument för attest i BC:s egna godkännandeflöden och tar emot mejl direkt från Outlook. En människa godkänner allt innan något skapas eller bokförs, och det du får göra följer dina rättigheter i BC.

Frågor om affären

Omsättning, kunder, artiklar, lager, inköp, förfallet och obetalt, på vanlig svenska. Vanliga frågor svarar på några sekunder ur BC:s egna summor. Svaret kommer som diagram och tabell och går att nåla fast på en instrumentpanel.

Analys och larm

Hur går företaget, varför sjönk omsättningen, vad behöver vi köpa in, vad kan vi sälja mer till en kund, vilka leverantörer är sena. Varje morgon visas det som behöver göras något åt överst i chatten.

Ordrar in i BC

Försäljningsorder ur PDF, bild, text eller mejl. Inköpsorder ur en orderbekräftelse, och inköps- eller produktionsorder när lagret inte räcker. Kan inte en kund eller artikel matchas skapas den i BC direkt ur granskningen.

Leverantörsfakturor

Fakturor och kreditnotor läses, kontrolleras och matchas mot inleveransen. När fakturan är attesterad bokförs den med PDF:en bifogad. Inskannade fakturor läses med textigenkänning. Provas i Sandbox.

Attest

Dokument skickas för attest i BC:s egna godkännandeflöden, och du godkänner, avvisar eller delegerar i BC Buddy i ditt eget namn. Under fliken Att attestera finns det som väntar och historiken för 90 dagar. Provas i Sandbox.

Mejl och Outlook

Knappen Skicka till BC Buddy i Outlook lägger mejlet med bilagor i kön med ett klick. Mejl till BC Buddys egen brevlåda läses av sig själva. Innehåller mejlet både en order och en faktura avgörs varje bilaga för sig.

Power BI-funktionen

Fråga på vanlig svenska. Få diagram och tabell tillbaka.

Ingen rapportbyggare, inga mått att förbereda i förväg och ingen syntax att lära. Skriv frågan som du skulle fråga en kollega — svaret bygger på ett faktiskt anrop mot Business Central och ritas direkt som diagram och tabell. Frågor du vill följa nålar du fast på en instrumentpanel som ställer om dem igen med ett enda klick, så läget alltid är aktuellt när du öppnar den — inte en ögonblicksbild från förra gången.

Vilken kund har högst total omsättning?diagram

Adatum Corporation 1 996 788 kr

School of Fine Art 1 613 646 kr

Systembolaget AB 706 860 kr

Relecloud 597 534 kr

Trey Research 533 736 kr

Alpine Ski House 486 197 kr

Exempeldata ur Business Central sandbox, CRONUS SE — samma fråga i appen slår upp de faktiska kunderna live.

Fråga fritt

Kunder, artiklar, lager, fakturor, orderhistorik — på vanlig svenska. Ingen förberedelse, inget fält att slå upp i förväg.

Diagram och tabell

Svaret ritas som stapel- eller linjediagram när frågan gäller en jämförelse eller en utveckling över tid, med tabellen bakom en flik.

Nåla fast på en instrumentpanel

Spara frågan som ett kort. Nästa gång du öppnar panelen — eller trycker Uppdatera alla — ställs samma fråga om, så kortet visar läget nu.

Svar på några sekunder

Vanliga frågor räknas ur BC:s egna summor i tillägget UPD BC Buddy, och medianen är 3 sekunder. Tar en fråga lång tid kan en administratör göra den till en ny snabbväg. Den provas mot ett oberoende facit innan den används.

Frågor som går att ställa

Hur går företaget? · Varför sjönk omsättningen i augusti? · Vad behöver vi köpa in? · Vad kan vi sälja mer till Adatum? · Hur levererar Fabrikam? · Vilka kunder har förfallna fakturor? · Har vi sålt någon Buffalo stol? · Vilka kunder har köpt 1900-S? · Vilket betalningsvillkor har leverantören? · Har vi någon öppen order? · Vad blev årets resultat?

Talen räknas i koden, inte av språkmodellen, och på samma sätt som i BC: efter bokföringsdatum, omsättning per Faktureras till kund och alla belopp omräknade till kronor.

Varför det är svårt

Riktiga ordrar är prosa, inte formulär.

Antalet står före artikelnamnet. Artikelnumret ligger i en parentes med ett frågetecken efter. Kundnumret är inbakat i en mening med ett förbehåll. Ett vidarebefordrat mejl bär rubriker och en signatur som inte är orderrader. Och ibland står det en efterskrift som tar tillbaka det som just beställdes.

Läsa

PDF, .eml, .msg eller inklistrad text. Är ordern en bilaga i mejlet är det bilagan som gäller — brödtexten blir sammanhang.

Peka ut

Varje värde citerar var i dokumentet det står. Finns citatet inte ordagrant flaggas fältet — det är hallucinationsskyddet, och samma uppslagning ritar färgrutan.

Matcha

Kund och artikel slås mot Business Central. Två snarlika artiklar ger aldrig en säker träff — tvetydighet är tvetydighet oavsett poäng.

Skapa

Efter ett mänskligt klick. Huvud och rader i ett anrop, så en avvisad order aldrig lämnar en halv order efter sig. Saknas leveransdatum föreslås ”snarast möjligt” — nästa vardag, eller kundens vanliga leveranstid om det finns historik. Förslaget fylls aldrig i automatiskt. Räcker inte lagret för en rad frågar systemet om en inköpsorder ska skapas — leverantör och antal väljer du; systemet skapar aldrig en inköpsorder på egen hand.

Leverantörsfakturor och attest

BC bestämmer vem som får godkänna. BC Buddy gör det enkelt.

Leverantörsfakturor och attest går igenom samma regler som i Business Central. Godkännare, beloppsgränser och ersättare läses ur BC och ändras i BC. Varje godkännande görs i ditt eget namn, så BC:s poster visar vem som gjorde vad. Båda funktionerna provas i Sandbox innan de slås på i skarp drift.

Läsa och kontrollera

Summor, moms, organisationsnummer och OCR kontrolleras. Leverantör, konto och dubbletter letas upp i BC. En kreditnota känns igen som kreditnota, och en faktura blir aldrig en inköpsorder av misstag.

Matcha mot inleveransen

En faktura för mottagna varor matchas mot det som tagits emot men inte fakturerats. Matchningen görs på vårt inköpsordernummer eller på exakt belopp, och fakturan bokförs med BC:s egen Hämta inleveransrader. Returer fungerar på samma sätt.

Bokföra med kontroll

Bara den som har inköpsgodkännande i BC kan attestera. Innan fakturan bokförs jämförs BC:s totalbelopp med fakturans. Skiljer de mer än en krona bokförs den inte.

Att attestera

En order som BC Buddy skapar skickas för attest automatiskt när ett flöde gäller. Under fliken Att attestera godkänner, avvisar eller delegerar du. Där ser du också vad du skickat, vem det väntar på och historiken, även för bokförda dokument.

Mejl och Outlook

Ett klick i Outlook. Ordern ligger i kön.

Tryck på BC Buddy-ugglan i mejlhuvudet på ett mottaget mejl, bredvid Svara och Vidarebefordra. Mejlet och dess bilagor läggs i kön för granskning. När tillägget har lagts ut för organisationen finns knappen i allas Outlook, och ingen behöver installera något själv.

Outlook på webben: knappen BC Buddy Prod i mejlhuvudet med förklaringen Skicka mejlet till BC Buddy för granskning. — Knappen i Outlook på webben: håll pekaren över ugglan.

Brevlådan: Mejl som skickas till BC Buddys egen brevlåda läses av sig själva, och bilagorna läggs i kön.
Sparade mejl: Ett mejl som sparats som .eml eller .msg går att släppa i orderrutan. Både texten och bilagorna läses.
Varje bilaga för sig: Om ett mejl har både en order och en faktura blir ordern en order och fakturan en faktura.
Egna domänen: Ett mejl som vidarebefordrats internt säger inget om motparten. Därför läses motparten ur dokumentet, inte ur avsändaren.
Fråga kunden: Om en order är otydlig finns ett färdigt svarsutkast med exakt de frågor som behöver besvaras. Utkastet öppnas i ditt mejlprogram, och du skickar det själv.

Det som mätts

Systemet får hellre säga ”jag vet inte”.

Ett tyst fel är ett värde som är fel och oflaggat. Det är den enda felklass som når Business Central utan att någon ser det, och därför den enda siffra som rapporteras först.

tysta fel på 779 förvrängda matchningsfall

tysta fel på de tre svåraste testmejlen

54/54

avlästa värden kan pekas ut i källdokumentet

95 %

av svenska frågor hittar rätt BC-entitet

85/85

rätt i provet mot BC Prod med läsfrågor, facit räknat live av egen kod (28 sep)

Frågorna, facit och rättningen i provet bestäms innan appen svarar och ändras aldrig efteråt. Ett fel rättas i appen, aldrig i provet. Varje provkörning sparas tillsammans med namnet på den version som svarade.

Vad som ännu inte är mätt

All mätning bygger på dokument vi själva skrivit. Hur ofta systemet har rätt på en främmande kunds ordrar vet vi inte — det kräver 20–30 riktiga ordrar med sina BC‑ordernummer. Ingen träffsäkerhetssiffra får visas för kund innan dess.

Skyddsnätet

Varje spärr finns för att något faktiskt gick fel.

Källmarkering: Citatet måste finnas ordagrant i dokumentet. Gör det inte det är värdet påhittat, och fältet flaggas.
Marginalregel: Får två artiklar 96 och 94 poäng är valet ett myntkast presenterat som visshet. Snarlika kandidater blir alltid förslag, aldrig säkra.
Enheten: Business Central avgör vilka enheter en artikel tillåter. Vid avvisning erbjuds omräkning — 1 kartong = 12 STYCK — och valet minns till nästa gång samma kund beställer samma artikel.
Dubbletter: Dokumentets fingeravtryck plus kund och ordernummer. Varningen namnger nyckeln och visar när dokumentet lästes in förra gången — den varnar, den blockerar inte.
Ändringsordrar: Ett dokument som ändrar en tidigare order flaggas och tolkas inte. En efterskrift som tar tillbaka en beställning blir aldrig en orderrad.
Rättigheter ur BC: Det du får göra i BC Buddy följer dina behörighetsuppsättningar och godkännargränser i Business Central. Under Mina rättigheter ser du vad du får göra. För varje nej står vad som saknas och hur det läggs till i BC.
Beloppskontrollen: En leverantörsfaktura bokförs bara om BC:s totalbelopp stämmer med fakturans. En faktura med fel moms stoppas innan den bokförs.
Ofullständiga listor: Svaret varnar om BC:s standard-API saknar dokument för de år som frågan gäller. Ett svar som bygger på en ofullständig lista presenteras aldrig som en säker summa.

Fråga systemet

Hela affärssystemet, utan att modellen skriver en enda fråga.

Modellen lämnar en strukturerad fråga. Python kontrollerar entitet, fält och operatorer mot Business Centrals eget schema och bygger anropet. Katalogen läses ur miljön — 820 entiteter, varav 684 från installerade tillägg. Endast läsning.

Förfallna fakturor, obetalt per kund och inköp per leverantör kommer ur Updates egen tilläggs-API — samma grundfil hos varje kund, inga andra tredjepartsextensioner. Varje svar visar en kontrollerad Uträkning: varje tal i svaret kontrolleras mot det som faktiskt hämtades, och formeln räknas om av appen — aldrig av modellen.

Kan frågan tolkas på fler än ett sätt frågar systemet tillbaka i stället för att gissa, med färdiga alternativ att välja mellan. Svaret på motfrågan ärvs sedan när frågan sparas på instrumentpanelen, så den slipper frågas om igen varje gång kortet uppdateras.

vilka är våra mest säljande produkter?

De mest sålda produkterna är Öl POP 33cl (12 556 st), Test artikel (4 807 st) och Test-LIN 15 artikel (4 556 st).

Öl POP 33cl 12 556

Test artikel 4 807

Test-LIN 15 artikel 4 556

Matkasse stor 3 545

Svaret bygger på analysera, summerat lokalt ur orderhistoriken.

vad har vår största kund köpt i år?

Trey Research har en omsättning på 1 440 363 kr i år. De har köpt mest Test artikel (4 650 st) och Matkasse stor (3 028 st).

2 steg: topp_kunder → kund_artiklar

vad är huvudstaden i Peru?

Frågan gäller allmänna kunskaper och kan inte besvaras med Business Central-funktionerna.

Kostnad och drift

Modellen kör på egen maskin.

Ingen orderdata skickas till någon extern AI-leverantör. Språkmodellen kör på en egen dator med grafikkort i Updates nät, och den rörliga kostnaden per order är el. De enda externa anslutningarna går till Microsoft: Business Central, inloggningen och brevlådan.

18 GB

modellen i grafikminnet, 64k kontext

11,2 s

mediantid hela dokumentet (5,5–8 s för kända kunder)

externa AI-tjänster, bara Business Central och Microsoft 365

0 kr

tokenkostnad

Sedan dess

Det som tillkommit

Fråga systemet

Kunder, artiklar, lager, fakturor, orderhistorik. Frågan ställs på svenska och svaret bygger alltid på ett faktiskt anrop mot Business Central — aldrig på minnet. Frågor om utveckling eller jämförelse ritas som diagram, med flera serier när svaret har det och en förklaring som namnger dem.

Lär-läget

Kundens egna artikelnummer kan aldrig gissas fram. Peka ut kopplingen en gång, så minns systemet den — för just den kunden. Nästa order med samma utseende tolkas rätt direkt.

Dela vidare

Varje svar går att kopiera som text, som tabell rakt in i Excel, i ett format som passar Teams, eller som bild. Diagrammen sparas i full upplösning. Allt sker lokalt; ett mejl blir ett utkast du själv skickar. Frågor du vill följa nålas fast på en instrumentpanel som ställer om dem och visar läget nu.

Order ur ett samtal

Fråga om en kund och börja ordern direkt ur svaret. Kunden är ifylld, raderna fyller du i — och saknar dokumentet en rad går den att lägga till för hand, tydligt märkt som tillagd.

Säger ifrån i tid

Går en uppgift inte att hämta säger systemet varför, på vanlig svenska, och erbjuder vägen vidare. Ingen felkod når skärmen: det mäts, och siffran är noll.

Dokumentet syns medan det läses

Sidorna visas direkt, innan tolkningen är klar — dra för att flytta, scrolla för att zooma kring pekaren. Statusraden visar hur lång tid läsningen tar, uppdelat på modell och riktningskontroll.

Varje svar sparas som ett kort med sitt diagram. Klicka för att se det igen.

Manualen är sökbar och gäller den installation du kör.

Läs manualen — sökbar, och gäller den installation du kör.

Flera i samma system

Byggt för en. Nu för flera.

Appen körde länge på en dator för en person. Det gör den fortfarande — men flera kan nu dela samma installation utan att komma i vägen för varandra.

Din egen inloggning

Logga in med ditt Microsoft-konto. Samtalen, galleriet och de frågor du nålat fast på instrumentpanelen blir dina, med historik i menyn till vänster — inte kvar i webbläsaren på en dator du råkade sitta vid.

Släpp och gå därifrån

Släpp tjugo dokument i kön och gå vidare till nästa sak. De läses ett i taget i bakgrunden — sök och sortera bland dem som väntar, och godkänn i den ordning som passar dig.

Miljö och bolag i samma app

Växla mellan Business Central-miljöer och bolag utan att tappa det som redan hämtats — varje kombination sparar sitt eget.

Kundens eget artikelnummer

Har kunden redan matat in sina egna artikelnummer i Business Central läser systemet dem direkt därifrån — ingen egen lista att bygga och hålla uppdaterad.

Ett tips, inte ett påbud

En regel du lärt systemet går att dela med en kollega, märkt med ditt namn. Den som tar emot väljer själv — acceptera eller hoppa över.

Underlag för fakturering

Vyn Användning visar ordrar och orderrader per månad, och hur stor andel som klarade sig utan en rättning.